Wat als afspraken niet door kunnen gaan met cliënten?

Er kunnen natuurlijk altijd onvoorziene omstandigheden plaatsvinden waardoor jouw afspraken met cliënten niet door kunnen gaan. Bijvoorbeeld als je ziek bent, of als de weersomstandigheden dit niet toe laten.

Wat je dan zou kunnen doen is een annuleringsbericht instellen waarin je kort toelicht wat de reden is van de annulering. Vervolgens kun je de afspraken in de agenda annuleren waarna de cliënt het bericht van annulering in de mail ontvangt.

In het dossier blijft de afspraak dan nog wel zichtbaar voor de administratie, maar je kunt op die manier wel alle cliënten informeren over de annulering en ook direct de agenda leegmaken voor een dag of periode.

Hieronder staan de stappen uitgelegd:

• Ga via instellingen naar Bericht Sjablonen en zoek het sjabloon voor annuleringen: Systeembericht: Bericht verzonden bij annulering afspraak (per e-mail)
• Bekijk daar het voorbeeld en pas eventueel de teksten aan afhankelijk van de situatie waarop de annulering is gebaseerd.
• Staat het sjabloon bij inactief, ga dan naar de Instellingen en dan Bevestiging & Herinnering Afspraak.
• Vink daar "Bevestig annulering per e-mail" aan en sla de instellingen op.
• Open de agenda op de dag waarop je de afspraken wilt annuleren.
• Klik in de agenda op de naam van de cliënt en klik vervolgens op de oranje knop Annuleren om de afspraak te annuleren.
• De afspraak verdwijnt uit de agenda en de cliënt ontvangt de e-mail betreft de annulering.
• Herhaal deze laatste twee stappen tot alle betreffende afspraken zijn geannuleerd.

Bijgewerkt op: 25/06/2026