Stap 21: Archivering van (niet actieve) cliënten

De AVG schrijft voor dat persoonsgegevens moeten worden verwijderd indien deze niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Voor de wet is het echter ook zo dat cliëntgegevens vaak jaren bewaard moeten blijven.

Om de lijst van cliënten overzichtelijk te houden kun je ervoor kiezen om cliënten (tijdelijk) in een archief te plaatsen. Het systeem kan je hierbij helpen.
Ga naar Contacten
Klik op tabblad Termijnen

Op basis van de door jou ingestelde termijn krijg je een melding wanneer een dossier langer dan die termijn niet gebruikt is. Je kunt er voor kiezen om het dossier dan te archiveren. Hierdoor houdt je het cliëntenbestand overzichtelijk, creëer je meer ruimte in Zorglink (voor nieuwe cliënten) en kun je inactieve cliënten voor bepaalde doeleinde (zoals bijv. nieuwsbrieven) gemakkelijk uitsluiten.

Stel je hebt ingesteld dat je cliënten na 6 maanden wilt archiveren, dan krijg je in het overzicht met cliënten een melding als er cliënten naar het archief verplaatst kunnen worden. Vervolgens kun je de cliënten die aan de voorwaarden voldoen met 1 klik naar het archief verplaatsen.
De cliënt kun je ook handmatig via het dossier gemakkelijk in of uit het archief plaatsen.
Cliënten in archief kun je terug vinden bij Cliëntendossier, tabblad 'Archief'



Ga door naar Stap 22

Bijgewerkt op: 10/04/2024