Stap voor stap

• Stap 1: Oriënteer en probeer

  De eerste stap in het starten met de praktijksoftware is het oriënteren en het proberen. Dat kan via de informatie op onze website, het bekijken van webinars of het lezen van mogelijkheden in deze kennisbank.Weinig lezers

• Stap 2: Aanvraag demo bevestigen

  Inmiddels een demo account aangevraagd, dan ontvang je van ons binnen enkele minuten een e-mail van support@praktijkonline.com waarin we vragen om je account en e-mailadres te bevestigen. Wanneer je op de link in de mail klikt zullen wij je pakket activeren. Daarna krijg je de inloggegevens per e-mail toegestuurd. Hiermee kun je inloggen in de praksoftware Zorglink. Het wachtwoord kun je via Instellingen Medewerkers aanpassen. GWeinig lezers

• Stap 3: Interactieve rondleiding

  Om je een beetje mee te helpen met het ontdekken van het programma hebben we een virtuele en interactieve rondleiding geïntegreerd. Hiermee leer je snel het programma kennen en ben je snel op de hoogte van de mogelijkheden. We starten met tonen van de mogelijkheden. We loodsen je met uitleg door het menu en laten kort zien hoe het werkt met de afspraken en de facturatie. Tot slot bieden we je de optie om Webinars te bekijken, direct naar de instellingen te gaan, of direct naar de accountgegevenWeinig lezers

• Stap 4: Bedenk welke functies je (in eerste instantie) wilt gaan gebruiken

  Het klinkt wellicht logisch, maar als je alles gaat instellen, dan is het zeker handig om voor jezelf helder te hebben welke functies je wilt gaan gebruiken. Zo kun je daarvoor de instellingen instellen, kun je instellingen overslaan die je niet gaat gebruiken, en eventueel opties (laten) uitzetten als je daar geen gebruik van gaat maken. Denk bijvoorbeeld aan: Facturatie Afspraak herinneringen en / of bevestigingen BWeinig lezers

• Stap 5: Vul waardelijsten aan met opties die passen bij jouw praktijk

  Screenshot van de instellingen (https://storage.crisp.chat/users/helpdeskWeinig lezers

• Stap 6: Vul de instellingen van de locatie aan en de lay-out van de facturaties

  Daarvoor ga je naar instellingen Locaties en kies je de locatie die je wilt bewerken. Basis informatie: In het eerste tabblad vind je de Vermelding van de praktijknaam (of naam van een specifieke locatie) De contact- en adresgegevens van deze locatie DWeinig lezers

• Stap 7: Vul de algemene gegevens aan voor de facturatie

  In het eerste tabblad Factuur bepaal je: het instellen van de verloopnummer van de factuur, de vervaldatum(s), wanneer er een automatische herinnering verzonden word, het automatisch bijstellen (/nl/artWeinig lezers

• Stap 8: Vul de verrichtingen / behandelingen in die jouw praktijk aanbiedt

  Klik op Verrichtingen bij 'Algemene instellingen'. Selecteer links boven op *Weinig lezers

• Stap 9: Vul je gebruikersgegevens aan

  Ga naar de Instellingen en kies voor de Medewerkers & rechten. Bewerk daar de gebruiker (enkel in te stellen door de eigenaar van de praktijk). Algemene gegevens: In het eerste tabblad vul je de persoonlijke contact gegevens in Evt. gegevens zoals de beroepsgroep en AGB code van jou als zorgverlener.Weinig lezers

• Stap 10: Vul de algemene agenda instellingen aan

  Ga naar ‘instellingen’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘instellingen modulen’ de Agenda. Agenda instellingen In dit tabblad staan verschillende standaard instellingWeinig lezers

• Stap 11: Koppel en valideer je emailadres / domeinnaam

  Ga hiervoor naar Instellingen in de navigatie balk aan de linkerzijde Selecteer in de groep Basis communicatie In het tabblad E-mailadressen staat standaard het e-mail adres en de naam van de die bij het aanmaken van het account is ingevuld. Je kunt dit e-mailaWeinig lezers

• Stap 12: Bekijk en pas sjablonen aan.

  Je gaat hiervoor naar de Instellingen Onder het tabblad Basis communicatie kies je E-mail sjablonen. Hier vindt je alle sjablonen (zowel actieve als inactieve standaard sjablonen). Zoek het betreffende sjabloon op en klik op het document icoontje. Dit geeft de mogelijkWeinig lezers

• Stap 13: Hoe zorg ik voor een optimale beveiliging van mijn Praktijksoftware

  Je gaat hiervoor naar je Instellingen Vervolgens naar Beveiliging of Instellingen Algemeen Klik op 2-staps verificatie Activeer eerst per SMSWeinig lezers

• Stap 14: Vul de basis-instellingen in voor nieuwe cliënten in het systeem.

  Ga hiervoor naar Instellingen en Contacten Je kunt hier aangeven welke cliënten jij zichtbaar wilt hebben in het overzicht; alleen actieve of ook inactieve cliënten.Weinig lezers

• Stap 15: Hoe maak ik een nieuwe client aan in het cliëntendossier?

  Ga naar het Cliëntendossier + Nieuwe client Vul alle beschikbare en relevante gegevens in Klik op Opslaan om verder te gaan naar het volgende tabblad. In tabblad 'Achtergrond' kun je bij 'Notities' belangrijke informatie noteren (bijv. bepaalde allergieëWeinig lezers

• Stap 16: Hoe gebruik ik het cliëntendossier?

  Hier zijn vele artikelen over geschreven binnen de helpdesk van Praktijk.Online maar hier een overzicht over de verschillende functie en mogelijkheden.Weinig lezers

• Stap 17: Hoe gebruik ik de agenda in zorglink?

  NIEUWE AFSPRAAK MAKEN Het maken van afspraken kan op verschillende manieren: via het dossier, via het snelmenu of via de agenda.Weinig lezers

• Stap 18: Alles over het kopje 'Financieel'

  FACTUREN VERZENDEN Facturen worden 'alleen' automatisch gegenereerd en toegevoegd aan de wachtlijst. Daar heb je dan nog de mogelijkheid om de factuur te bekijken, aan te passen en eventueel samen te voegen in bijvoorbeeld een maandelijkse verzamelfactuur.Weinig lezers

• Stap 19: Het gebruik van de mailbox in Zorglink

  E-MAIL VERZENDEN Het snel-menu ‘communicatie’ is in elke module aanwezig. Je kunt dus op elk moment een nieuwe e-mail maken, ook al ben je in ander dossier aan het werk. Zie meer informatie over een e-mail maken. VERZONDEN EMAIL Hierin vind je een overzicht met alle handmatige en automatisch verzonden e-mailberichten. Wanneer je deze aanklikt zie je een weeWeinig lezers

• Stap 21: Archivering van (niet actieve) cliënten

  Om de lijst van cliënten overzichtelijk te houden kun je ervoor kiezen om cliënten (tijdelijk) in een archief te plaatsen. Het systeem kan je hierbij helpen. Ga naWeinig lezers

• Stap 22: Ontdekt nog meer opties binnen Zorglink

  Starten met het cliënten portal (/nl/article/stap-23-gebruik-maEnkele lezers

• Stap 23: Gebruik maken van het cliëntenportal en deze instellen.

  AANVRAGEN Ga naar 'Accountgegevens' Klik op 'Wijzig abonnement' Cliëntenportal toevoegen INSTELLEN Ga naar Instellingen Ga naar 'ClWeinig lezers

• Stap 24: Optie voor Beeldbellen

  Voor meer informatie: Beeldbellen via afspraak Ga door naar Stap 25Weinig lezers

• Stap 25: Verras je cliënten met een verjaardag bericht of SMS

  Klik op Instellingen Vervolgens op Contacten Tweede tabblad Verjaardag Ga je hiervoor terug naar Instellingen Klop op E-mail sjablonen bij Basis communicatie Ga naar Verjaardag per sms of per e-mail Klik op het potloodjes om te bewerken (https://storage.criWeinig lezers

• Stap 26: Wens je nieuwsbrieven te versturen aan je cliënten?

  Domeinnaam valideren Om deze functie in het systeem te kunnen gebruiken dient de domeinnaam te zijn toegevoegd in ons systeem en moeten vervolgens een aantal DNS-records bij de domeinnaam te worden toegevoegd. Waarschijnlijk kan de provider van je website en/of e-mail daarbij helpen. Meer informatie overWeinig lezers

Uitleg instellingen

• Agenda

  In dit menu kun je de standaard instellingen van je agenda aanpassen. Tevens is het hier mogelijk om in te stellen dat er een bevestigingsmail of een herinnering van de afspraak wordt gestuurd. Ga naar ‘instellingen’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘instellingen modulen’ de ‘agenda’. In het tabblad ‘Agenda instellingen’ staan verschillende standaard instellingen De minimale tijdsduur tussen verschillende afspraken Je kunt de standaard tijdsduurEnkele lezers

• Locatie toevoegen

  Ga naar de 'Instellingen' in het menu aan de linkerkant. Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de 'Locaties'.  Selecteer "Nieuwe Locatie" (er opent een pop-up) In het tabblad ‘basisinformatie’ kun je de naam van je locatie invullen, de adres gegevens en de openingstijden van deze locatie. Klik vervolgens op 'Opslaan'. De Locatienaam is enkel alleen om voor jou de locatie te herkennen. Deze komt nergens op terug. In het tweede tabblad vul je de juridische informaWeinig lezers

• Prestatiecodes aanvullen en / of wijzigen

  Standaard staan in Zorglink geen prestatiecodes vermeld. De reden hiervoor is dat er heel veel zijn, en je vaak slechts enkele gebruikt. Je kunt deze uiteraard zelf eenvoudig toevoegen. Ga naar instellingen in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep Waardelijsten / keuzelijsten / selectiewaardes het item van prestatiecodes. Voeg hier de nieuwe waarde toe door op de linker groene knop ‘Nieuwe …’ te klikken. Je kunt een bestaand item wijzigen doorWeinig lezers

• Nieuwe (andere) locatie toevoegen

  Nieuwe locatie toevoegen Ga naar de 'Instellingen' in het menu aan de linkerkant:  Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de 'Locaties'.Weinig lezers

• Direct na een afspraak een factuur maken

  Wil je , bijvoorbeeld na de laatste behandeling, direct een factuur van de behandeling maken, ga dan als volgt te werk: Staat je Agenda op het weekoverzicht , klik dan op de afspraak van de cliënt waar je de factuur voor wilt maken. Rechts van de agenda komen de gegevens van de cliënt te staan. Klik daar op de rode link 'Factuur'. (Als je in het dag-overzicht bent kun je daar ook op de rode link 'Factuur' klikken) Er komt een pop-up met de vraag of je de factuur wilt makenEnkele lezers

• Verrichtingen / behandelingen

  Werkt je met standaard verrichtingen/behandelingen, dan kun je deze invullen bij ‘verrichtingen’ in de groep ‘algemene instellingen’. Maak je ook gebruik van prestatiecodes, dan is het verstandiger om deze eerst in te vullen. Ga hiervoor naar ‘Prestatiecodes’  Ga naar ‘instellingen’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de ‘verrichtingen’. Selecteer links boven op ‘Nieuwe verrichting’, er verschijnt een nieuwe regel. Vul de naaEnkele lezers

• Een brief maken

  Het snel-menu ‘communicatie’ is in elke module aanwezig. Je kunt dus op elk moment een nieuwe brief maken, ook al ben je in iemand anders zijn dossier aan het werk. Ga met de muis over het icoon 'communicatie’ (het envelopje) en selecteer ‘brief’. (Er opent een pop-up) Kies rechts boven de cliënt. Kies links daaronder de ontvanger waar de brief naar toe moet en rechts daar van de naam van de ontvanger. Wil je gebruik maken van een standaard sjabloon, kun je dit slabloon kiWeinig lezers

• Verwerkersovereenkomst ondertekenen

  Onder de AVG welke sinds 25 mei 2018 van toepassing is, dien je een verwerkersovereenkomst met ons af te sluiten. Via ons systeem kun je deze bekijken, ondertekenen en altijd weer downloaden. Je gaat hiervoor naar je account-gegevens waar je aan de rechterkant het kopje 'Verwerkersovereenkomst Praktijk.Online' ziet staan. Klik op 'Bekijk verwerkersovereenkomst' om deze te lezen en te ondertekenen. Wanneer je deze ondertekend hebt, kun je een PDF hiervan bovenin downloaden. Indien je het docuWeinig lezers

• Wat zijn actieve cliënten?

  Actieve cliënten zijn contacten in het systeem met een actieve status. Hiermee kun je dus onder meer afspraken inplannen en facturen toesturen.  Onze abonnementsstructuur is onder meer bepaald op het aantal actieve cliënten.  Indien je het limiet voor het aantal actieve cliënten nadert, of overschrijd kun je er voor kiezen om een aantal cliënten naar het archief te plaatsen. Wanneer dit niet (meer) mogelijk is, kun je het abonnement altijd uitbreiden met extra actieve cliënten.Weinig lezers

• Een e-mail maken

  Het snel-menu ‘communicatie’ is in elke module aanwezig. Je kunt dus op elk moment een nieuwe e-mail maken, ook al ben je in iemand anders zijn dossier aan het werk. Ga met de muis over het icoon 'communicatie’ (het envelopje) en selecteer ‘e-mail’. (Er opent een pop-up) begin in het vak ‘aan’ met het typen van de voor of achternaam van de client waar de mail naartoe moet.  Kies daaronder bij ‘e-mail van’ het e-mail adres waar de ontvanger eventueel een retour mail naartoe kanWeinig lezers

• Medewerker aan locatie koppelen

  Werk je op meerdere locaties en wil je , tijdens het maken van een afspraak, de locatie kunnen kiezen waar de behandeling gaat worden uitgevoerd,  moet de medewerker aan deze locatie worden toegevoegd. Ga naar de 'Instellingen' in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de 'Locaties'.  Klik, bij locatie waar je de medewerker wilt toevoegen, aan de rechterzijde op ‘Medewerker toevoegen’. (Er opent een pop-up) Kies, midden onder in de poWeinig lezers

• Loginnaam wijzigen / gebruikersnaam wijzigen

  Wil je de login naam wijzigen, dit kan bij de ‘medewerkers’ in de groep ‘algemene instellingen’. Ga naar ‘instellingen’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de ‘medewerkers rechten en rollen’. Klik in het tabblad ‘medewerker’ aan de rechterzijde op het ‘potlood’ (Er opent een pop-up). Op het tabblad ‘algemene informatie’ kun je links bovenaan de ‘loginnaam’ wijzigen. Klik in de pop-up op de  knop ‘Opslaan’. De nieuwe ‘loginnaWeinig lezers

• Alternatieve locatie invullen

  Wil je tijdens het maken van een afspraak een alternatieve locatie invullen kan dat, deze alternatieve locatie komt dan extra bij de afspraak details te staan. Om een alternatieve locatie toe te voegen ga je als volgt te werk: Als je via het snelmenu of via de agenda een nieuwe afspraak maakt, kun je in het midden van de pop-up een vinkje zetten voor ‘Alternatieve locatie’ Nu kun je in het vakje, links van waar je het vinkje gezet hebt,  de alternatieve locatie invullen. Als je alleWeinig lezers

• Behandelkamer aan locatie toevoegen

  Wil je tijdens het maken van een afspraak de keuze hebben uit een behandelkamer, dan moet deze behandelkamer aan de locatie worden toegevoegd. (afhankelijk waar je vanaf kom) ben je al in het menu ‘locatie’ dan B anders eerst A A - Ga naar ‘instellingen’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de ‘locaties’. B - Klik hiervoor in het menu aan de rechterzijde van de nieuwe locatWeinig lezers

• Status van de facturen bekijken of wijzigen in factuur betaald

  Wil je, nadat een factuur verzonden is, vastleggen dat deze factuur ook daadwerkelijk betaald is zodat de cliënten geen herinnering krijgen terwijl ze al betaald hebben, ga dan als volgt te werk: Ga naar ‘Financieel ’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. De pagina opent standaard met het eerste tabblad ‘wachtlijst Facturen’. Hier staan de facturen die nog niet verzonden zijn. Ga naar het tabblad ‘Verzonden’, standaard opent deze pagina met de huidige maand. Staat hier niet de geWeinig lezers

• Persoonlijke gegevens aanvullen en of wijzigen

  Ga naar ‘instellingen’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de ‘medewerkers rechten en rollen’. Op het volgende scherm staan 3 tabbladen, Medewerker, Groepen en  Rollen. Als eerste staat hier de groep ‘Admin (administrator) en je e-mail adres.  In deze groep staan je basis gegevens al ingevuld. Je kunt deze gegevens aanpassen door aan de rechterzijde op het ‘potlood’ te klikken. (Er opent een pop-up). Op het eerste tabWeinig lezers

• Medewerkers rechten en rollen

  Werk je alleen in de praktijk dan kun je jouw persoonlijke gegevens invullen bij ‘medewerkers’ in de groep ‘algemene instellingen’. Ga naar ‘instellingen’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de ‘medewerkers rechten en rollen’. Op het volgende scherm staan je basis gegevens al ingevuld, je kunt deze aanpassen door aan de rechterzijde op het potlood te klikken. (Er opent een pop-up). Op het eerste tabblad van de pop-up, ‘algemeneWeinig lezers

• Communicatie, E-mail en Sjablonen

  Maak je gebruik van een standaard e-mail adres binnen jouw praktijk, dan kun je dit instellen of wijzigen Ga naar Instellingen in de navigatie balk aan de linkerzijde Selecteer in de groep Basis communicatie In het tabblad E-mailadressen staat standaard het e-mail adres en de naam van de medewerker welke je in de groep ‘medewerkers rechten en rollen’ hebt ingevuld. Je kunt dit e-mailadres aanpassen door aan de rechterzijde op het ‘Potlood’ te klikken. Er opeWeinig lezers