Stap voor stap

• Stap 1: Oriënteer en probeer

  De eerste stap in het starten met de praktijksoftware is het oriënteren en het proberen. Dat kan via de informatie op onze website, het bekijken van webinars of het lezen van mogelijkheden in deze kennisbank. | Het proberen van de praktijksoftware kan via de gratis en vrijblijvende demo. Heb je nog geen demo-account, dan kun je [hier een demo-account aanvragen](https://praktijk.zorglink.nl/start/praktijkoWeinig lezers

• Stap 2: Aanvraag demo bevestigen

  Inmiddels een demo account aangevraagd, dan ontvang je van ons binnen enkele minuten een e-mail van support@praktijkonline.com waarin we vragen om je account en e-mailadres te bevestigen. Wanneer je op de link in de mail klikt zullen wij je pakket activeren. Daarna krijg je de inloggegevens per e-mail toegestuurd. Hiermee kun je inloggen in de praksoftware Zorglink. Het wachtwoord kun je via Instellingen > Medewerkers aanpassen. | Je bent nu klaar om jouw Praktijk Online te starten! [GWeinig lezers

• Stap 3: Interactieve rondleiding

  Om je te helpen met het ontdekken van het programma hebben we een virtuele en interactieve rondleiding geïntegreerd. Hiermee leer je snel het programma kennen en ben je snel op de hoogte van de mogelijkheden. We starten met tonen van de mogelijkheden. We loodsen je met uitleg door het menu en laten kort zien hoe het werkt met de afspraken en de facturatie. | Pak jij sneller informatie op d.m.v. beeld en geluid? Bekijk dan de video series: [Starten met de praktijksoftware Zorglink](https://prWeinig lezers

• Stap 4: Bedenk welke functies je (in eerste instantie) wilt gaan gebruiken

  || Bedenk welke functies je (in eerste instantie) wilt gaan gebruiken. Het klinkt wellicht logisch, maar het handig om voor jezelf helder te hebben welke functies je (niet) wilt gaan gebruiken. Zo kun je instellingen overslaan die je niet gaat gebruiken, en eventueel opties (laten) uitzetten als je daar geen gebruik van gaat maken. Denk bijvoorbeeld aan: Het gebruik van meerdere locaties Het gebruik van meerdere gebruikers Verkoop van producten Gebruik van een fysieke scanner voor prWeinig lezers

• Stap 5: Vul waardelijsten aan met opties die passen bij jouw praktijk

  || Waardelijsten zijn keuzelijsten die weergeven waar jouw praktijk voornamelijk mee werkt. | Omdat je deze opties bij veel andere functies en instellingen kunt gebruiken, raden we het aan om deze al in het begin compleet te maken door ze aan te vullen of opties uit te zetten. Dit maakt het programma overzichtelijker en afgestemd voor jouw praktijk. Aanpassen, aanvullen en verwijderen is uiteraard altijd nog mogelijk. ![Screenshot van de instellingen](https://storage.crisp.chat/users/helpdeskEnkele lezers

• Stap 6: Vul de instellingen van de locatie aan en de lay-out van de facturaties

  || Standaard staan onze gegevens ingevuld in de instellingen. Deze dien je te bewerken om daar jouw praktijkgegevens in te voeren. Daarvoor ga je naar instellingen > **Locaties **en kies je de locatie die je wilt bewerken. Basis informatie: In het eerste tabblad vind je de Vermelding van de praktijknaam (of naam van een specifieke locatie) De contact- en adresgegevens van deze locatie DEnkele lezers

• Stap 7: Vul de algemene gegevens aan voor de facturatie

  || Bepaal hoe en wanneer de factuur dient te worden aangemaakt en te worden betaald door de cliënt. In het eerste tabblad Factuur bepaal je: het instellen van de verloopnummer van de factuur, de vervaldatum(s), wanneer er een automatische herinnering verzonden word, het [automatisch bijstellen](/nl/artWeinig lezers

• Stap 8: Vul de verrichtingen / behandelingen in die jouw praktijk aanbiedt

  || Welke behandelingen / verrichtingen biedt jouw praktijk aan? In het systeem staat standaard het 'standaard consult' ingevoerd maar je kunt zelf jou benamingen hieraan geven en meerdere verrichtingen toevoegen. ||| Indien de praktijk meerdere medewerkers in dienst heeft dient de eigenaar deze instellingen in te voeren. Klik op **Verrichtingen **bij 'Algemene instellingen'. Selecteer links boven op *Weinig lezers

• Stap 9: Vul je gebruikersgegevens aan

  Ga naar de **Instellingen **en kies voor de Medewerkers & rechten. Bewerk daar de gebruiker (enkel in te stellen door de eigenaar van de praktijk). Algemene gegevens: In het eerste tabblad vul je de persoonlijke contact gegevens in Evt. gegevens zoals de beroepsgroep en AGB code van jou als zorgverlener. || Meerdere medewerkers in dienst binnen de praktijk? Dan kun je voor jouw aWeinig lezers

• Stap 10: Vul de algemene agenda instellingen aan

  || In dit menu kun je de standaard instellingen van je agenda aanpassen. Tevens is het hier mogelijk om in te stellen dat er een bevestigingsmail of een herinnering van de afspraak wordt gestuurd. Ga naar ‘instellingen’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘instellingen modulen’ de Agenda. Agenda instellingen In dit tabblad staan verschillende standaard instellingWeinig lezers

• Stap 11: Koppel en valideer je emailadres / domeinnaam

  || Maakt de praktijk gebruik van een standaard e-mailadres voor het verzenden van berichten, dan kun je deze instellen of wijzigen. Ga hiervoor naar **Instellingen **in de navigatie balk aan de linkerzijde Selecteer in de groep Basis communicatie In het tabblad E-mailadressen staat standaard het e-mail adres en de naam van de die bij het aanmaken van het account is ingevuld. Je kunt dit e-mailaWeinig lezers

• Stap 12: Bekijk en pas sjablonen aan.

  || Alle sjablonen (zowel e-mail als sms berichten) die het systeem gebruikt kun je zelf wijzigen via de instellingen. Je gaat hiervoor naar de Instellingen Onder het tabblad Basis communicatie kies je E-mail sjablonen. Hier vindt je alle sjablonen (zowel actieve als inactieve standaard sjablonen). Zoek het betreffende sjabloon op en klik op het document icoontje. Dit geeft de mogelijkWeinig lezers

• Stap 13: Hoe zorg ik voor een optimale beveiliging van mijn Praktijksoftware

  | Om jouw gegevens extra goed te beveiligen is het mogelijk om 2-staps-verificatie - ook wel 2FA genoemd - te activeren. Hierdoor is bij het inloggen een unieke code vereist welke je in een app kunt zien of via sms krijgt toegestuurd. Je gaat hiervoor naar je Instellingen Vervolgens naar Beveiliging of Instellingen Algemeen Klik op 2-staps verificatie Activeer eerst per SMSWeinig lezers

• Stap 14: Vul de basis-instellingen in voor nieuwe cliënten in het systeem.

  || Bepaal als eerst wat je zichtbaar wilt hebben in het cliëntdossier. Ga hiervoor naar **Instellingen **en **Contacten ** Je kunt hier aangeven welke cliënten jij zichtbaar wilt hebben in het overzicht; alleen actieve of ook inactieve cliënten. | Actieve cliënten zijn contacten in het systeem met een actieve status. Hiermee kun je dus onder meer afspraken inplannen en facturen toesturen. Onze aWeinig lezers

• Stap 15: Hoe maak ik een nieuwe client aan in het cliëntendossier?

  Ga naar het Cliëntendossier **+ Nieuwe client ** Vul alle beschikbare en relevante gegevens in | Indien jouw praktijk gebruik maakt van de cliëntportal kun je de cliënt direct uitnodigen (een e-mailadres is hierbij vereist). Klik op Opslaan om verder te gaan naar het volgende tabblad. In tabblad 'Achtergrond' kun je bij 'Notities' belangrijke informatie noteren (bijv. bepaalde allergieëWeinig lezers

• Stap 16: Hoe gebruik ik het cliëntendossier?

  Hier zijn vele artikelen over geschreven binnen de helpdesk van Praktijk.Online. Hier vind je een overzicht over de verschillende functie en mogelijkheden. Of bekijk deel 11 van de videosessie ''Het gebruik van''. || In de eerste kolom vind je de mogelijkheid om de cliëntgegevens te bewerken, 'snel' een e-mail te versturen, een brief aan te maken, een notitie, afspraak of factEnkele lezers

• Stap 17: Hoe gebruik ik de agenda in zorglink?

  || Bij opstarten zie je altijd de agenda van vandaag. Daarnaast kun je deze ook als week- of maandoverzicht tonen. || Via het tabblad 'filter' kun je, indien dit voor jou van toepassing is, selecteren op locatie, medewerker, verrichting, of status voor een beter overzicht. NIEUWE AFSPRAAK MAKEN Het maken van afspraken kan op verschillende manieren: via het dossier, via het snelmenu of via de agenda.Weinig lezers

• Stap 18: Alles over het kopje 'Financieel'

  || Je komt uit bij de 'wachtlijst facturen'. Hierin komen alle handmatige en geautomatiseerde aangemaakte facturen als eerste terecht. FACTUREN VERZENDEN Facturen worden 'alleen' automatisch gegenereerd en toegevoegd aan de wachtlijst. Daar heb je dan nog de mogelijkheid om de factuur te bekijken, aan te passen en eventueel samen te voegen in bijvoorbeeld een maandelijkse verzamelfactuur.Weinig lezers

• Stap 19: Het gebruik van de mailbox in Zorglink

  E-MAIL VERZENDEN Het snel-menu ‘communicatie’ is in elke module aanwezig. Je kunt dus op elk moment een nieuwe e-mail maken, ook al ben je in ander dossier aan het werk. Zie meer informatie over een e-mail maken. VERZONDEN EMAIL Hierin vind je een overzicht met alle handmatige en automatisch verzonden e-mailberichten. Wanneer je deze aanklikt zie je een weeWeinig lezers

• Stap 20: Verdere administratie en boekhouding.

  Informatie volgt. | Of bekijk deel 22 van de videosessie 'Weergave voor administratie en statistieken'. Ga door naar Stap 21Weinig lezers

• Stap 21: Archivering van (niet actieve) cliënten

  || De AVG schrijft voor dat persoonsgegevens moeten worden verwijderd indien deze niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor deze zijn verzameld. Voor de wet is het echter ook zo dat cliëntgegevens, zoals de inhoud van een dossier, vaak jaren bewaard moet blijven. Om cliënten in het archief te plaatsen Lees hier meer over diWeinig lezers

• Stap 22: Ontdekt nog meer opties binnen Zorglink

  || Inmiddels aangekomen bij stap 22, dan heb je Zorglink voor het grootste gedeelte doorlopen. We hopen dat je doormiddel van de voorgaande artikelen binnen jouw Praktijk.Online al veel in hebt kunnen vullen en een beter beeld hebt gekregen van alle mogelijkheden. | In de komende artikelen willen we verder in gaan op specifiekere opties welke voor jouw praktijk mogelijk (in de toekomst) ook van toepassing kunnen zijn. Denk aan: [Starten met het cliënten portal](/nl/article/stap-23-gebruik-maEnkele lezers

• Stap 23: Gebruik maken van de cliëntportal en deze instellen.

  || Voor het gebruik van de cliëntportal betaal je slechts €6,- per maand, ongeacht de gebruikte functies of het aantal cliënten dat hierin actief is. Deze kosten voor het gebruik betaal je als praktijk. Wij brengen nooit kosten in rekening aan jouw cliënten! AANVRAGEN Ga naar 'Accountgegevens' Klik op 'Wijzig abonnement' Cliëntenportal toevoegen INSTELLEN Ga naar Instellingen Ga naar 'ClEnkele lezers

• Stap 24: Optie voor Beeldbellen

  Voor meer informatie: Beeldbellen via afspraak | Of bekijk deel 18 van de videosessie 'Beeldbellen binnen Zorglink'. Ga door naar Stap 25Weinig lezers

• Stap 25: Verras je cliënten met een verjaardag bericht of SMS

  | Je kunt je cliënten automatisch een verjaardagsbericht sturen per e-mail en/of per sms (indien je van de sms-opties gebruikt maakt). Klik op Instellingen Vervolgens op Contacten Tweede tabblad Verjaardag Deze berichten worden alleen verzonden aan cliënten die actief zijn, of op de wachtlijst staan en op (korte) termijn actief cliënt worden. || Om het e-mail bericht of sms bericht aan te passen: Ga je hiervoor terug naar Instellingen Klop op **E-mail sjablonenWeinig lezers

• Stap 26: Wens je nieuwsbrieven te versturen aan je cliënten?

  || Binnen het systeem is het mogelijk om nieuwsbrieven naar een groep cliënten te verzenden. Domeinnaam valideren Om deze functie in het systeem te kunnen gebruiken dient de domeinnaam te zijn toegevoegd in ons systeem en moeten vervolgens een aantal DNS-records bij de domeinnaam te worden toegevoegd. Waarschijnlijk kan de provider van je website en/of e-mail daarbij helpen. [Meer informatie overWeinig lezers

• Stap 27: Verkoop je binnen de praktijk producten/ artikelen?

  Producten toevoegen aan zorglink Werk je met verschillende productcategorieën maak deze eerst aan binnen de waardelijsten. Voor info hierover zie link. Klik op het +document icoon Voeg eerst de leverancier toe ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/e/9/7/3/e973acfd3ca60800/imagWeinig lezers

• Stap 28: Wil je gebruik maken van praktijk reviews?

  Informatie volgt | Of bekijk deel 24 van de videosessie 'Het gebruik van Praktijk Reviews'.Weinig lezers

Uitleg instellingen

• Agenda

  In dit menu kun je de standaard instellingen van je agenda aanpassen. Tevens is het hier mogelijk om in te stellen dat er een bevestigingsmail of een herinnering van de afspraak wordt gestuurd. Ga naar ‘instellingen’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘instellingen modulen’ de ‘agenda’. In het tabblad ‘Agenda instellingen’ staan verschillende standaard instellingen De minimale tijdsduur tussen verschillende afspraken Je kunt de standaard tijdsduurWeinig lezers

• Prestatiecodes aanvullen en / of wijzigen

  Standaard staan in Zorglink geen prestatiecodes vermeld. De reden hiervoor is dat er heel veel zijn, en je vaak slechts enkele gebruikt. Je kunt deze uiteraard zelf eenvoudig toevoegen. Ga naar instellingen in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep Waardelijsten / keuzelijsten / selectiewaardes het item van prestatiecodes. Voeg hier de nieuwe waarde toe door op de linker groene knop ‘Nieuwe …’ te klikken. Je kunt een bestaand item wijzigen doorWeinig lezers

• Nieuwe (andere) locatie toevoegen

  || Een praktijk kan meerdere locaties hebben. Dit kunnen verschillende fysieke locaties zijn, maar eventueel ook 'virtuele' locaties. | Werk je met verschillende logo's binnen jouw praktijk(en) dan is een nieuwe locatie toevoegen de eenvoudigste manier om dit te realiseren. De lay-out van briefpapier is namelijk aan een locatie verbonden. Nieuwe locatie toevoegen Ga naar de 'Instellingen' in het menu aan de linkerkant: Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de 'Locaties'.Weinig lezers

• Locatie toevoegen

  Ga naar de 'Instellingen' in het menu aan de linkerkant. Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de 'Locaties'. Selecteer "Nieuwe Locatie" (er opent een pop-up) In het tabblad ‘basisinformatie’ kun je de naam van je locatie invullen, de adres gegevens en de openingstijden van deze locatie. Klik vervolgens op 'Opslaan'. De Locatienaam is enkel alleen om voor jou de locatie te herkennen. Deze komt nergens op terug. In het tweede tabblad vul je de juridische informaWeinig lezers

• Een brief maken

  Het snel-menu ‘communicatie’ is in elke module aanwezig. Je kunt dus op elk moment een nieuwe brief maken, ook al ben je in iemand anders zijn dossier aan het werk. Ga met de muis over het icoon 'communicatie’ (het envelopje) en selecteer ‘brief’. (Er opent een pop-up) Kies rechts boven de cliënt. Kies links daaronder de ontvanger waar de brief naar toe moet en rechts daar van de naam van de ontvanger. Wil je gebruik maken van een standaard sjabloon, kun je dit slabloon kiWeinig lezers

• Direct na een afspraak een factuur maken

  Wil je , bijvoorbeeld na de laatste behandeling, direct een factuur van de behandeling maken, ga dan als volgt te werk: Staat je Agenda op het weekoverzicht , klik dan op de afspraak van de cliënt waar je de factuur voor wilt maken. Rechts van de agenda komen de gegevens van de cliënt te staan. Klik daar op de rode link 'Factuur'. (Als je in het dag-overzicht bent kun je daar ook op de rode link 'Factuur' klikken) Er komt een pop-up met de vraag of je de factuur wilt makenWeinig lezers

• Verrichtingen / behandelingen

  Werkt je met standaard verrichtingen/behandelingen, dan kun je deze invullen bij ‘verrichtingen’ in de groep ‘algemene instellingen’. Maak je ook gebruik van prestatiecodes, dan is het verstandiger om deze eerst in te vullen. Ga hiervoor naar ‘Prestatiecodes’ Ga naar ‘instellingen’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de ‘verrichtingen’. Selecteer links boven op ‘Nieuwe verrichting’, er verschijnt een nieuwe regel. Vul de naaWeinig lezers

• Wat zijn actieve cliënten?

  Actieve cliënten zijn contacten in het systeem met een actieve status. Hiermee kun je dus onder meer afspraken inplannen en facturen toesturen. Onze abonnementsstructuur is onder meer bepaald op het aantal actieve cliënten. Indien je het limiet voor het aantal actieve cliënten nadert, of overschrijd kun je er voor kiezen om een aantal cliënten naar het archief te plaatsen. Wanneer dit niet (meer) mogelijk is, kun je het abonnement altijd uitbreiden met extra actieve cliënten.Weinig lezers

• Een e-mail maken

  Het snel-menu ‘communicatie’ is in elke module aanwezig. Je kunt dus op elk moment een nieuwe e-mail maken, ook al ben je in iemand anders zijn dossier aan het werk. Ga met de muis over het icoon 'communicatie’ (het envelopje) en selecteer ‘e-mail’. (Er opent een pop-up) begin in het vak ‘aan’ met het typen van de voor of achternaam van de client waar de mail naartoe moet. Kies daaronder bij ‘e-mail van’ het e-mail adres waar de ontvanger eventueel een retour mail naartoe kanWeinig lezers

• Status van de facturen bekijken of wijzigen in factuur betaald

  || Wil je, nadat een factuur verzonden is, vastleggen dat deze factuur ook daadwerkelijk betaald is zodat de cliënten geen herinnering krijgen terwijl ze al betaald hebben, ga dan als volgt te werk: Ga naar ‘Financieel ’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. De pagina opent standaard met het eerste tabblad ‘wachtlijst Facturen’. Hier staan de facturen die nog niet verzonden zijn. Ga naar het tabblad ‘Verzonden’, standaard opent deze pagina met de huidige maand. Staat hier niet deWeinig lezers

• Verwerkersovereenkomst ondertekenen

  Het is goed als je er aan denkt om een verwerkersovereenkomst met ons af te sluiten. Via ons systeem kun je deze bekijken, ondertekenen en altijd weer downloaden. Je gaat hiervoor naar je account-gegevens waar je aan de rechterkant het kopje 'Verwerkersovereenkomst Praktijk.Online' ziet staan. Klik op 'Bekijk verwerkersovereenkomst' om deze te lezen en te ondertekenen. Wanneer je deze ondertekend hebt, kun je een PDF hiervan bovenin downloaden. | Indien je het document nog moet ondertekenenWeinig lezers

• Persoonlijke gegevens aanvullen en of wijzigen

  Ga naar ‘instellingen’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de ‘medewerkers rechten en rollen’. Op het volgende scherm staan 3 tabbladen, Medewerker, Groepen en  Rollen. Als eerste staat hier de groep ‘Admin (administrator) en je e-mail adres.  In deze groep staan je basis gegevens al ingevuld. Je kunt deze gegevens aanpassen door aan de rechterzijde op het ‘potlood’ te klikken. (Er opent een pop-up). Op het eerste tabWeinig lezers

• Loginnaam wijzigen / gebruikersnaam wijzigen

  Wil je de login naam wijzigen, dit kan bij de ‘medewerkers’ in de groep ‘algemene instellingen’. Ga naar ‘instellingen’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de ‘medewerkers rechten en rollen’. Klik in het tabblad ‘medewerker’ aan de rechterzijde op het ‘potlood’ (Er opent een pop-up). Op het tabblad ‘algemene informatie’ kun je links bovenaan de ‘loginnaam’ wijzigen. Klik in de pop-up op de  knop ‘Opslaan’. De nieuwe ‘loginnaWeinig lezers

• Alternatieve locatie invullen

  Wil je tijdens het maken van een afspraak een alternatieve locatie invullen kan dat, deze alternatieve locatie komt dan extra bij de afspraak details te staan. Om een alternatieve locatie toe te voegen ga je als volgt te werk: Als je via het snelmenu of via de agenda een nieuwe afspraak maakt, kun je in het midden van de pop-up een vinkje zetten voor ‘Alternatieve locatie’ Nu kun je in het vakje, links van waar je het vinkje gezet hebt,  de alternatieve locatie invullen. Als je alleWeinig lezers

• Behandelkamer aan locatie toevoegen

  ||| Deze functie is niet meer beschikbaar Wil je tijdens het maken van een afspraak de keuze hebben uit een behandelkamer, dan moet deze behandelkamer aan de locatie worden toegevoegd. (afhankelijk waar je vanaf kom) ben je al in het menu ‘locatie’ dan B anders eerst A A - Ga naar ‘instellingen’ in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de ‘locaties’. B - Klik hiervoor in het menu aan de rechterzijde van de nieuwe locatWeinig lezers

• Medewerker aan locatie koppelen

  Werk je op meerdere locaties en wil je , tijdens het maken van een afspraak, de locatie kunnen kiezen waar de behandeling gaat worden uitgevoerd,  moet de medewerker aan deze locatie worden toegevoegd. Ga naar de 'Instellingen' in de navigatie balk aan de linkerzijde. Selecteer in de groep ‘algemene instellingen’ de 'Locaties'. Klik, bij locatie waar je de medewerker wilt toevoegen, aan de rechterzijde op ‘Medewerker toevoegen’. (Er opent een pop-up) Kies, midden onder in de poWeinig lezers

• Communicatie, E-mail en Sjablonen

  Maak je gebruik van een standaard e-mail adres binnen jouw praktijk, dan kun je dit instellen of wijzigen Ga naar Instellingen in de navigatie balk aan de linkerzijde Selecteer in de groep Basis communicatie In het tabblad E-mailadressen staat standaard het e-mail adres en de naam van de medewerker welke je in de groep ‘medewerkers rechten en rollen’ hebt ingevuld. Je kunt dit e-mailadres aanpassen door aan de rechterzijde op het ‘Potlood’ te klikken. Er opeWeinig lezers

• Hoe kan ik mijn Zorglink demo verlengen?

  Een Zorglink demo is standaard 1 maand geldig. Als je meer tijd nodig hebt, kun je eenvoudig een verlenging aanvragen door contact op te nemen met het supportteam. Zij kunnen de demo met een extra maand verlengen. Wanneer je langer wilt testen zonder risico dat het account verloopt of wordt verwijderd, kun je ook kiezen voor het gratis opstartpakket. Hiermee blijft je account actief zonder kosten of tijdsdruk, en blijven je ingevoerde gegevens behouden tot je klaar bent om over te stappen naarWeinig lezers